Regulations on Service Availability
ROZDZIAŁ I
POSTANOWIENIA OGÓLNE
1. OTO-EUROPA MARCIN MIELCZAREK, Biuro Tłumaczeń i Obsługi Biznesu zajmuje się kompleksową obsługą firm, a w szczególności: wykonywaniem tłumaczeń ustnych i pisemnych oraz świadczeniem innych pokrewnych usług (redakcja i korekta językowa, weryfikacja poprawności tłumaczenia wykonanego poza biurem, uwierzylnienie tekstu tłumaczenia przez tłumacza przysięgłego, przygotowanie tekstu tłumaczenia w plikach graficznych itp.), reprezentowaniem Klientów przed kontrahentami zagranicznymi, pośredniczeniem w kontaktach handlowych, dostarczaniem informacji oraz obsługą targów.
2. W przypadku Klientów mających podpisaną z OTO-EUROPA umowę o stałej współpracy postanowienia umowy są nadrzędne w stosunku do zapisów regulaminu.
ROZDZIAŁ II
USŁUGI TŁUMACZENIOWE
1. Składanie i przyjmowanie zleceń
1. 1. OTO-EUROPA przystępuje do realizacji zlecenia po otrzymaniu formularza zlecenia na wykonanie tłumaczenia na formularzu OTO-EUROPA, podpisanego przez osobę upoważnioną do reprezentowania Zleceniodawcy. Złożenie formularza zlecenia jest jednoznaczne z akceptacją postanowień niniejszego regulaminu.
1.2. Formularz zlecenia nie jest wymagany od Klientów mających podpisaną umowę o stałej współpracy z OTO-EUROPA.
1.3. Zlecenie może zostać złożone przez Zleceniodawcę osobiście w siedzibie OTO-EUROPA, przesłane pocztą, faksem lub drogą elektroniczną. Zleceniodawca zobowiązany jest na życzenie OTO-EUROPA przekazać również oryginał zlecenia.
2. Wycena
2.1. Warunkiem realizacji zlecenia jest zakceptowanie wyceny tłumaczenia przekazywanej Zleceniodawcy każdorazowo przez OTO-EUROPA. OTO-EUROPA nie jest zobowiązana do rozpoczęcia prac związanych z realizacją zlecenia bez akceptacji wyceny ze strony Zleceniodawcy.
2.2. Wycena przekazywana przez OTO-EUROPA Zleceniodawcy dotyczy zawsze jednostki rozliczeniowej danego tłumaczenia. Wraz z wyceną jednostkową OTO-EUROPA przekazuje Zleceniodawcy szacunkową liczbę stron (w przypadku tłumaczenia pisemnego) oraz szacunkowy koszt wykonania usługi, jednak podstawą ostatecznego rozliczenia jest zawsze liczba stron wykonanego tłumaczenia pisemnego lub rzeczywisty czas trwania tłumaczenia ustnego, które są znane dopiero po wykonaniu usługi.
2.3. Wycena zostanie wykonana po przekazaniu do OTO-EUROPA dokumentu, lub jego reprezentatywnej części do wglądu.
3. Zasady wykonywania tłumaczeń pisemnych
3.1 Dokumenty do tłumaczenia mogą być dostarczone w dowolnej formie.
3.2. Za dokumenty dostarczone w formie elektronicznej, w pliku edytowalnym OTO-EUROPA nie pobiera dodatkowych opłat. W przypadku dokumentów dostarczonych w formie wydruku, rękopisu, skanu dokumentu, pliku graficznego lub plików nieedytowalnych OTO-EUROPA zastrzega sobie prawo do naliczenia opłaty dodatkowej od 20 do 50% wartości zlecenia. Dopłata zostanie wliczona do wyceny, a Klient zostanie poinformowany o wysokości dopłaty.
3.3. Przetłumaczone dokumenty są dostarczane do Zleceniodawcy drogą mailową lub/i pocztą bądź przesyłką kurierską zależnie od wymagań Zleceniodawcy. Koszty przesyłek kurierskich ponosi Zleceniodawca.
3.4. Podstawowymi formatami wyjściowymi dla tłumaczeń wysyłanych drogą elektroniczną, bądź na innych nośnikach elektronicznych (np. płyta CD) są pliki pakietu Office lub Open Office. Możliwe jest dostarczenie tłumaczenia w innych formatach, jednak OTO-EUROPA zastrzega sobie w takim przypadku prawo do naliczenia dodatkowych opłat w zależności od formatu i stopnia pracochłonności przygotowania dokumentu w wymaganym formacie.
3.5. Podstawą obliczania objętości tłumaczenia pisemnego jest liczba standardowych stron rozliczeniowych w tekście przetłumaczonym.
W przypadku tłumaczenia nieuwierzytelnionego jedna strona rozliczeniowa liczy 1800 znaków (ze spacjami).
W przypadku tłumaczenia uwierzytelnionego jedna strona rozliczeniowa liczy 1125 znaków (ze spacjami).
3.6. Tłumaczenia liczące poniżej 1800 znaków są rozliczane zawsze jako pełna strona. W przypadku tłumaczeń nieuwierzytelnionych objętość tłumaczenia jest zaokrąglana w górę do 0,5 strony rozliczeniowej, a w przypadku tłumaczeń uwierzytelnionych w górę do pełnej strony rozliczeniowej.
3.7. Dla tłumaczeń pisemnych wyróżnia się trzy podstawowe tryby tłumaczeń:
a/ tryb zwykły ? do 5 stron dziennie
b/ tryb ekspresowy ? 6-10 stron dziennie (cena wyższa o 50% od ceny tłumaczenia w trybie zwykłym)
c/ tryb superekspresowy ? powyżej 10 stron dziennie (cena wyższa o 100% od ceny tłumaczenia w trybie zwykłym)
d/tryb wyjątkowy ? tłumaczenia zlecane lub odbierane w dni ustawowo wolne od pracy (cena wyższa o 200% od ceny tłumaczenia w trybie zwykłym). Tryb dostępny tylko po uzgodnieniu z OTO-EUROPA.
3.8. Przy ustalaniu trybu tłumaczenia i terminu realizacji nie uwzględnia się dnia przyjęcia zlecenia, sobót, niedziel, świąt i innych dni ustawowo wolnych od pracy.
3.9. Zlecenia weekendowe, składane w piątek z datą realizacji na poniedziałek są traktowane jako tłumaczenia w trybie ekspresowym, nawet jeśli liczą mniej niż 6 stron/dzień.
3.10. Zlecenia, które są wykonywane w trybie zwykłym, bez wskazanej w zamówieniu godziny realizacji, są przekazywane Zleceniodawcy do godz. 17.00 w dniu ustalonym jako termin realizacji zlecenia, chyba, że przyjęto inaczej.
3.11. W przypadku tłumaczeń wykonywanych w trybie ekspresowym lub superekspresowym OTO-EUROPA zastrzega sobie prawo do podzielenia tekstu między dwóch lub więcej tłumaczy, co może pociągać za sobą rozbieżności w terminologii.
3.12. W przypadku tekstów zawierających rysunki, schematy, wykresy itp., których Zleceniodawca nie przekazał w wersji elektronicznej umożliwiającej edycję za pomocą pakietu Microsoft Office, OTO-EUROPA nie ma obowiązku odtwarzania tych elementów w tekście tłumaczenia. Elementy te będą odtwarzane i uwzględnione w tłumaczeniu po ustaleniu ze Zleceniodawcą. W porozumieniu ze Zleceniodawcą OTO-EUROPA ustala jednak taki sposób zapisu tłumaczenia, który pozwoli Zleceniodawcy bez wątpliwości przyporządkować poszczególne fragmenty tłumaczenia odpowiednim fragmentom tekstu stanowiącym część rysunku, schematu, wykresu itp.
3.13. W przypadku tłumaczeń uwierzytelnionych tekst tłumaczenia przekazywany jest Zleceniodawcy w formie wydruku, w jednym egzemplarzu. Na życzenie Zleceniodawcy OTO-EUROPA może wykonać więcej egzemplarzy tłumaczenia uwierzytelnionego za dodatkową opłatą, wynoszącą 20% ceny tłumaczenia. Jeśli Zleceniodawca zamówi dodatkową kopię tłumaczenia uwierzytelnionego po upływie siedmiu dni od dnia wykonania tłumaczenia, Zleceniodawca ma prawo potraktować taki dodatkowy egzemplarz jako odpis. Opłata za dodatkowy egzemplarz wyniesie wtedy 50% ceny tłumaczenia.
3.14. Tekst do tłumaczenia uwierzytelnionego powinien zostać dostarczony w oryginale. W przeciwnym razie tłumacz umieszcza w tłumaczeniu adnotację, że zostało ono wykonane na podstawie kopii. OTO-EUROPA, po wcześniejszym uzgodnieniu dopuszcza możliwość okazania oryginału tekstu przy odbiorze tłumaczenia.
3.15. Wszystkie tłumaczenia nieuwierzytelnione są przez OTO-EUROPA archiwizowane i przechowywane przez okres conajmniej 3 miesięcy.
3.16. Zleceniodawcy, którzy korzystają z usług OTO-EUROPA, zobowiązują się przez okres 12 miesięcy od daty ostatniego zlecenia nie kontaktować się bez pośrednictwa OTO-EUROPA z tłumaczami pisemnymi oraz ustnymi OTO-EUROPA pracującymi kiedykolwiek dla Zleceniodawcy.
4. Zasady wykonywania tłumaczeń ustnych
4.1. W przypadku tłumaczeń konsekutywnych jednostką rozliczeniową jest godzina. Minimalna stawka za tłumaczenie konsekutywne w jednym dniu jest równa stawce za cztery godziny. Każda rozpoczęta godzina tłumaczenia jest liczona jako cała.
4.2. W przypadku tłumaczeń symultanicznych jednostką rozliczeniową jest blok czterogodzinny. W tłumaczeniu symultanicznym bierze udział dwóch tłumaczy. Jeżeli czas trwania tłumaczenia symultanicznego nie przekracza dwóch godzin, OTO-EUROPA może w porozumieniu ze Zleceniodawcą i tłumaczem zaangażować do takiego tłumaczenia tylko jednego tłumacza.
4.3. Czas pracy tłumacza liczony jest od godziny, na którą został umówiony i zgłosił się w miejscu wykonywania tłumaczenia, do czasu zwolnienia go przez Zleceniodawcę z wykonywania obowiązków.
4.4. W przypadku, gdy tłumaczenie ustne trwa dłużej niż 8 godzin, za każdą następną rozpoczętą godzinę pracy tłumacza naliczana jest stawka większa o 50 % od podstawowej ustalonej z Klientem. Podbnie, jeśli tłumaczenie jest wykonywane w dniu zlecenia.
4.5. Za tłumaczenia ustne wykonywane w godzinach nocnych (po godz. 20.00) oraz w soboty, niedziele i inne dni ustawowo wolne od pracy doliczane jest 100 % do podstawowej stawki.
4.6. W przypadku tłumaczeń ustnych wykonywanych poza miejscem zamieszkania tłumacza Zleceniodawca jest zobowiązany pokryć oprócz kosztów tłumaczenia koszty dodatkowe, tj. koszt dojazdu tłumacza, koszt zakwaterowania oraz koszt dyspozycyjności tłumacza (pod tym ostatnim pojęciem rozumie się czas poświęcony przez tłumacza na dojazd; stawka godzinowa wynosi w tym przypadku 50% stawki za tłumaczenie). Jeśli czas tłumaczenia przekracza dwa dni i w każdym z tych dni tłumacz ma zagwarantowane osiem godzin pracy, Zleceniodawca nie ponosi kosztów dyspozycyjności tłumacza, o ile czas dojazdu tłumacza na miejsce tłumaczenia i z powrotem nie jest dłuższy niż osiem godzin.
4.7. Składając zlecenie na wykonanie tłumaczenia ustnego, Zleceniodawca informuje OTO-EUROPA o tematyce i charakterze tłumaczenia. W przypadku tłumaczeń o specjalistycznej tematyce Zleceniodawca przekazuje materiały, które pomogą tłumaczowi przygotować się do tłumaczenia najpóźniej na 3 dni robocze przed dniem rozpoczęcia realizacji zlecenia.
4.8. W przypadku tłumaczeń symultanicznych Zleceniodawca przed rozpoczęciem tłumaczenia dostarcza program konferencji oraz - w miarę możliwości - listę uczestników i teksty wygłaszanych referatów.
4.9. Zleceniodawcy, którzy korzystają z usług tłumaczeniowych OTO-EUROPA, zobowiązują się przez okres 12 miesięcy od daty ostatniego zlecenia nie kontaktować się bez pośrednictwa OTO-EUROPA z tłumaczami ustnymi OTO-EUROPA pracującymi dla Zleceniodawcy.
5. Odwoływanie zleceń
5.1. W przypadku tłumaczeń pisemnych Zleceniodawca ma prawo odwołać zlecone tłumaczenie w dowolnym momencie. Zleceniodawca zobowiązany jest jednak zapłacić za część tłumaczenia, którą tłumacz zdążył wykonać do chwili odwołania zlecenia zgodnie ze stawką ustalona dla trybu tłumaczenia.
5.2. Zasady odwoływania tłumaczeń ustnych:
a) W przypadku tłumaczeń ustnych, których planowany czas trwania wynosi nie więcej niż jeden dzień, Zleceniodawca ma prawo odwołać zlecenie bez żadnych konsekwencji najpóźniej na dwa dni robocze przed dniem wykonania tłumaczenia. W razie odwołania tłumaczenia po tym czasie, Zleceniodawca ponosi koszt w wysokości 50% nominalnej wartości zlecenia na dzień (plus ewentualne koszty dodatkowe w przypadku tłumaczeń wykonywanych poza miejscem zamieszkania tłumacza, zob. Rozdz. II, pkt. 4.6.).
b) W przypadku tłumaczeń, których planowany czas trwania wynosi od dwóch do siedmiu dni, Zleceniodawca ma prawo odwołać zlecenie bez żadnych konsekwencji najpóźniej na trzy dni robocze przed rozpoczęciem tłumaczenia. Jeśli odwołanie zlecenia nastąpi w terminie późniejszym, Zleceniodawca ponosi koszt w wysokości 50% szacunkowej wartości zlecenia.
c) W przypadku tłumaczeń, których planowany czas trwania wynosi powyżej siedmiu dni, Zleceniodawca ma prawo odwołać zlecenie bez żadnych konsekwencji najpóźniej na siedem dni roboczych przed rozpoczęciem tłumaczenia. Jeśli odwołanie zlecenia nastąpi w terminie późniejszym, Zleceniodawca ponosi koszt w wysokości 30% szacunkowej wartości zlecenia.
5.3. Odwołanie zlecenia jest uznane pod warunkiem złożenia w formie pisemnej.
6. Poufność
6.1. OTO-EUROPA zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji uzyskanych w związku z wykonywanym tłumaczeniem, w szczególności treści tłumaczonych tekstów.
7. Odpowiedzialność
7.1. Za wykonane tłumaczenie OTO-EUROPA ponosi odpowiedzialność ograniczoną do kosztu wykonanej usługi.
7.2. OTO-EUROPA nie odpowiada za opóźnienia i usterki wynikłe z przyczyn, na które nie ma wpływu, takie jak działania siły wyższej, awarie sprzętu komputerowego, awarie łączy internetowych i telefonicznych oraz przerwy w dostawie prądu.
7.3. W przypadku tekstów przeznaczonych do publikacji zakłada się, że Zleceniodawca dokona redakcji i korekty tekstu we własnym zakresie, o ile nie zlecił tej usługi OTO-EUROPA .
7.4. OTO-EUROPA nie ponosi odpowiedzialności za błędy merytoryczne w tłumaczeniu, które są konsekwencją błędów występujących w tekście oryginału.
8. Reklamacje
8.1. Wykorzystanie w jakikolwiek sposób tłumaczenia wykonanego przez OTO-EUROPA przed dokonaniem zapłaty ? w tym przekazanie lub udostępnienie tłumaczenia osobom trzecim ? jest uważane za przyjęcie tłumaczenia bez zastrzeżeń.
8.2. Zleceniodawca ma prawo zgłosić reklamację wykonanej usługi do siedmiu dni po jej wykonaniu. Reklamacja musi być zgłoszona w formie pisemnej i należycie uzasadniona.
8.3. W przypadku uznania reklamacji za słuszną OTO-EUROPA wykonuje nieodpłatnie weryfikację tłumaczenia lub - w porozumieniu ze Zleceniodawcą - udziela Zleceniodawcy rabatu w wysokości odpowiadającej skali popełnionych błędów.
8.4. Reklamacje tłumaczeń wykonywanych w trybie superekspresowym nie są uwzględniane.
9. Zasady dokonywania płatności za usługi tłumaczeniowe
9.1. Płatność za wykonane tłumaczenie jest dokonywana na podstawie faktury VAT wystawionej przez OTO-EUROPA. Zleceniodawca uiszcza należność gotówką w siedzibie OTO-EUROPA, przelewem na numer konta podany na fakturze lub online (szczegóły po wybraniu zakładki Płatności na stronie www.oto-europa.eu. Termin płatności mija w siódmym dniu po dniu wystawienia rachunku.
9.2. W przypadku płatności dokonywanej przelewem Zleceniodawca w opisie przelewu musi wpisać nr Zlecenia, którego dotyczy dany przelew.
9.3. Wykonane tłumaczenie pozostaje własnością OTO-EUROPA do chwili uregulowania należności przez Zleceniodawcę. Wraz z dokonaniem płatności Zleceniodawca uzyskuje majątkowe prawa autorskie do tłumaczenia.
9.4. W przypadku przekroczenia terminu płatności OTO-EUROPA ma prawo do naliczania odsetek ustawowych za każdy dzień zwłoki.
9.5. OTO-EUROPA zastrzega sobie prawo do pobrania zaliczki przed rozpoczęciem tłumaczenia.
ROZDZIAŁ III
USŁUGI INFOBROKERSKIE
1. Składanie zleceń
1.1. Zapytania o usługi infobrokerskie OTO-EUROPA należy składać w formie pisemnej, mailem, faksem, lub pocztą na formularzu zapytania zamieszczonym na stronie www.oto-europa.eu. Zapytanie może być złożone w innej formie pisemnej, lecz musi zawierać wszystkie informacje, które zawiera formularz.
1.2. Po otrzymaniu zapytania OTO-EUROPA kontaktuje się ze Zleceniodawcą, aby doprecyzować specyfikację zlecenia.
1.3. Na podstawie uzyskanych od Zleceniodawcy informacji OTO-EUROPA przygotowuje ofertę z wyceną i przedstawia Zleceniodawcy do zaakceptowania. Odesłanie podpisanej przez osobę upoważnioną przez Zleceniodawcę oferty z wyceną, jest jednoznaczne ze złożeniem zlecenia.
1.4. Na prośbę Zleceniodawcy OTO-EUROPA może przygotować na podstawie oferty druk zamówienia z pełnym opisem. Wówczas złożenie zlecenia następuje poprzez podpisanie i odesłanie tego dokumentu do OTO-EUROPA.
1.5. OTO-EUROPA przystępuje do realizacji zlecenia po wpłaceniu przez Zleceniodawcę ustalonej zaliczki na podstawie faktury VAT proforma. Fakturę VAT proforma Zleceniodawca otrzymuje drogą elektroniczną lub faksem. Na życzenie Zleceniodawcy wysyłana jest pocztą.
1.6. Po zrealizowaniu zlecenia OTO-EUROPA wystawia fakturę VAT proforma za zlecenie. Faktura jest dostarczana do Zleceniodawcy mailem lub faksem, a na życzenie Zleceniodawcy również pocztą. Po opłaceniu faktury VAT proforma OTO-EUROPA niezwłocznie dostarcza wyniki pracy wraz z właściwą fakturą VAT.
2. Wycena
2.1. Ze względu na specyfikę usługi nie istnieje stały cennik. Wycena jest przeprowadzana dla każdego zlecenia indywidualnie. Koszt usługi jest zależny m.in. od złożoności zlecenia, narzędzi wykorzystywanych w czasie realizacji, liczby roboczogodzin koniecznych do realizacji zlecenia i stopnia trudności uzyskania żądanych informacji.
3. Przekazanie wyników pracy
3.1. OTO-EUROPA przekazuje Zleceniodawcy wyniki pracy we wcześniej ustalonej formie. Może to być plik w dowolnym formacie, wysłany drogą mailową, na nośniku CD lub w formie wydruku. W przypadku wydruków dostarcza się je pocztą kurierską lub przesyłką poleconą.
3.2. Wyniki pracy OTO-EUROPA są przesyłane do Zleceniodawcy bezpośrednio po opłaceniu faktury VAT proforma drogą wskazaną przez zleceniodawcę (mailem, pocztą, przesyłką kurierską) w formie ustalonej w trakcie składania zlecenia.
4. Poufność
4.1. OTO-EUROPA świadczy usługi z zachowaniem zasad poufności informacji. OTO-EUROPA nie udziela informacji o fakcie korzystania z usług infobrokerskich OTO-EUROPA, ich zakresie i innych szczegółach współpracy innym podmiotom. Udzielenie powyższych informacji jest możliwe wyłącznie po uzyskaniu pisemnej zgody Zleceniodawcy.
5. Opłaty
5.1. Wysokość opłaty za zlecenie zostaje ustalona z klientem przed przyjęciem zlecenia oraz potwierdzona z chwilą zatwierdzenia warunków realizacji zlecenia przez klienta.
5.2. Wyjątkiem są tzw. zlecenia ?otwarte? polegające na dodawaniu nieokreślonej liczby rekordów, informacji do odwołania przez klienta. W takich przypadkach końcowy koszt usługi jest rozliczany wg wcześniej przyjętej ceny jednostkowej.
6. Odwołanie zlecenia
6.1. Klient ma prawo odwołać realizację zlecenia w dowolnym momencie, jednak nie przysługuje mu wtedy zwrot wpłaconej zaliczki.
6.2. W przypadku, gdy koszt realizacji zlecenia do momentu jego odwołania przewyższył kwotę wpłaconej zaliczki, Zleceniodawca jest zobowiązany do pokrycia różnicy.
6.3. Odwołanie zlecenia ma moc pod warunkiem przesłania go w formie pisemnej pocztą lub faksem. Odwołanie musi być podpisane przez osobę upoważnioną przez Zleceniodawcę do kontaktów z OTO-EUROPA w sprawie zlecenia.
7. Reklamacje
7.1. Klient ma prawo do złożenia reklamacji w terminie 7 dni od otrzymania wyników pracy.
7.2. OTO-EUROPA rozpatruje reklamację w terminie 10 dni roboczych. W przypadku uznania reklamacji OTO-EUROPA zobowiązuje się do wprowadzenia ewentualnych poprawek i/lub zwrotu części lub całości opłaty za zlecenie. Wysokość zwrotu ustala OTO-EUROPA w zależności od stopnia zasadności reklamacji.
8. Odpowiedzialność
8.1. OTO-EUROPA nie odpowiada za sposób oraz efekty wykorzystania przez Zleceniodawcę informacji będących przedmiotem zlecenia.
8.2. OTO-EUROPA nie odpowiada za opóźnienie w dostarczeniu zlecenia, jeżeli wynika ono z działania poczty, firm kurierskich, Zleceniodawcy oraz osób trzecich, nie związanych z działalnością firmy.
8.3. OTO-EUROPA nie zezwala na przekazywanie informacji będących przedmiotem zlecenia innym podmiotom i osobom trzecim jeśli nie wyrazi na to oficjalnej zgody.
ROZDZIAŁ IV
INNE USŁUGI
1. Zasady świadczenia wszelkich innych usług są ustalane indywidualnie w ramach umowy zawieranej pomiędzy OTO-EUROPA a Zleceniodawcą.
ROZDZIAŁ V
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1. OTO-EUROPA może podjąć się realizacji usługi na warunkach innych niż określone w niniejszym regulaminie. Ustalenie takich warunków następuje wtedy w formie indywidualnej umowy między OTO-EUROPA a Zleceniodawcą.
2. W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego oraz Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych z 4 lutego 1994 r. (Dz.U. Nr 24, poz. 83 z późniejszymi zmianami).
3. W odniesieniu do usług infobrokerskich, w przypadkach nie opisanych w Rozdziale III niniejszego regulaminu mają zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego z dnia 23.04.1964r. (Dz. U. nr 16 poz.93).



